Droit du travail au Japon : guide pour expatriés

Publié le 20 avril 2025 et rédigé par Cyril Jarnias

Naviguer dans le droit du travail au Japon peut s’avérer complexe, surtout pour les expatriés qui doivent jongler avec des normes culturelles uniques et des obligations légales particulières. Cet article explore les protections essentielles offertes par la législation japonaise, telles que les conditions de travail équitables et la sécurité de l’emploi, tout en détaillant les obligations légales spécifiques auxquelles les expatriés doivent adhérer pour assurer une expérience professionnelle enrichissante et conforme. Nous vous proposons un guide incontournable pour comprendre comment tirer parti de ces réglementations afin de garantir non seulement le respect des lois locales, mais aussi pour optimiser votre expérience professionnelle au sein de cette nation dynamique.

Comprendre les contrats de travail au Japon

Principales catégories de contrats de travail au Japon et leurs caractéristiques

Au Japon, les types de contrats de travail les plus courants incluent :

• Les employés à plein temps (emploi permanent)
• Les employés à temps partiel ou les travailleurs à temps partiel (emploi à temps réduit ou temporaire)
• Les employés intérimaires (emploi indirect, temporaire ou permanent)

Outre ceux-ci, il existe diverses autres formes telles que les contrats à durée déterminée ou la sous-traitance.

Type d’emploi	Durée de l’emploi	Employeur	Système de rémunération	Sécurité sociale	Règles de licenciement
Employé à temps plein	Permanent	Entreprise employeur	Salaire mensuel, etc.	Adhésion au sein de l’entreprise employeur	Selon le code du travail
Temps partiel/travailleur intérimaire	Temporaire/indéterminé	Entreprise employeur	Salaire horaire	Adhésion selon conditions	Selon le code du travail et contenu du contrat
Employé intérimaire	Temporaire/Permanent	Société d’intérim	Salaire horaire, etc.	Adhésion au sein de la société d’intérim	Selon le code du travail et le droit de l’intérim

Principales différences et contenus réglementaires

• Employé à plein temps :
  • Pas de durée d’emploi définie (en principe, emploi à vie)
  • Des prestations telles que promotions ou primes sont également généreuses
  • La sécurité sociale est applicable à plein temps
• Temps partiel/travailleur intérimaire :
  • Heures de travail courtes, souvent des contrats temporaires
  • Il n’y a pas de distinction légale claire entre « temps partiel » et « travailleur intérimaire », partageant un temps de travail prédéfini court
  • La sécurité sociale est applicable sous certaines conditions
• Employé intérimaire :
  • Lien d’emploi avec l’agence d’intérim, mais le lieu de travail effectif est l’entreprise cliente (structure à double niveau)
  • La société d’intérim gère la sécurité sociale et le paiement des salaires

Tous les travailleurs ont des droits et des obligations minimaux selon le Code du travail et les lois connexes. De plus, avec l’introduction en 2020 de la règle « Travail égal, salaire égal », les différences de traitement déraisonnables sont interdites.

Période d’essai

Même pendant la période d’essai, les droits et obligations en tant que travailleur sont presque les mêmes qu’après l’embauche officielle. En cas de licenciement, une rationalité objective et une raison socialement acceptable sont nécessaires. Sa durée maximale est généralement de six mois environ.

Conditions de licenciement

• Sans rationalité objective et raison suffisamment acceptable dans la société, le licenciement unilatéral est interdit.
• Dans le cas de contrats à durée déterminée, des circonstances particulières (par exemple, violations graves) sont nécessaires pour une résiliation anticipée sauf à l’expiration.
• Préavis de licenciement : principe de notification 30 jours à l’avance ou paiement d’un mois de salaire moyen

Protection sociale : obligations et droits des employeurs et des employés

Tous les employés à plein temps, ainsi que les non-permanents remplissant certains critères, doivent être couverts par :

• L’assurance santé
• La retraite des employés
• L’assurance chômage
• L’assurance d’indemnisation des travailleurs

Les travailleurs à temps partiel ou à la tâche peuvent également y être soumis selon certains critères, comme travailler plus de 20 heures par semaine avec un certain revenu.

Points particuliers et exemples d’attention pour les étrangers

• Obtention et maintien du statut de résidence : Respect indispensable des conditions du visa par métier. Par exemple, un visa pour « Ingénierie, connaissances humaines et sociales, affaires internationales » pour les techniques, ou un visa de compétence spécifique pour les travaux simples.
• Vérification des documents avant embauche : Au Japon, le document écrit est plus apprécié que l’accord verbal. Assurez-vous de recevoir et de vérifier les documents précisant la « durée du contrat », la « description du travail », le « salaire », le « lieu de travail », les « congés ».
• Numéro de sécurité sociale (Mynumber) : Peut être obtenu après l’enregistrement des résidents, est indispensable pour les procédures à la fois privées et publiques.
• Possibilité d’utiliser des centres de consultation : En cas de problèmes, il existe des guichets municipaux ou des organisations non gouvernementales pouvant offrir de l’aide dans d’autres langues que le japonais.
• Clause d’interdiction de travail parallèle : En fonction du type de visa de travail, l’emploi secondaire peut être interdit. De plus, seules les activités autorisées dans le cadre de la réglementation sont permises.

Ainsi, au Japon, quel que soit son statut, les droits fondamentaux en tant qu’être humain garantissent un traitement minimal. De plus, avec l’extension de l’accueil du personnel étranger, le soutien et la divulgation des informations se renforcent, n’hésitez donc pas à consulter des organismes spécialisés en cas de doute.

Les congés payés pour les expatriés travaillant au Japon

Législation actuelle sur les congés payés au Japon

Selon la loi sur les normes du travail au Japon, tous les travailleurs (employés à plein temps, à temps partiel, intérimaires, etc.) remplissant certaines conditions peuvent obtenir des congés payés (congés payés annuels). Les conditions stipulent qu’il faut avoir travaillé en continu pendant six mois depuis le jour de l’embauche et avoir été présent au moins 80 % des jours de travail pendant cette période.

Une fois ces conditions remplies, 10 jours sont attribués au départ, puis le nombre de jours attribués augmente chaque année, jusqu’à un maximum de 20 jours par an. Les travailleurs à temps partiel se voient également attribuer un nombre de jours proportionnel en fonction du nombre de jours et d’heures de travail hebdomadaires ou annuels. La prescription des congés payés est de deux ans.

Période de référence et calcul du nombre de jours de congé pris

• Première attribution : 6 mois après l’entrée dans l’entreprise
• Ensuite : chaque année
• Pour les employés à temps plein (par exemple) :
  • 0,5 an de service : 10 jours
  • 1,5 an de service : 11 jours
  • 2,5 ans de service : 12 jours
  • 3,5 ans de service : 14 jours
  • 4,5 ans de service : 16 jours
  • 5,5 ans de service : 18 jours
  • 6,5 ans de service ou plus : 20 jours

Certaines entreprises peuvent appliquer des pratiques propres, comme « attribution tous les ans le x mois », mais dans ce cas, elles ne peuvent pas descendre en dessous du minimum légal fixé.

Différences entre employés locaux et expatriés

En principe, les expatriés ayant signé un contrat de travail au Japon se voient appliquer les mêmes règles d’emploi et de congés payés que les employés locaux. Sauf disposition spéciale ou règlement d’affectation à l’étranger spécifiant une différence claire, il n’y a pas de distinction en matière de congés payés.

Toutefois, dans les cas complexes tels que recrutement au siège ou détachement par une filiale étrangère, il est nécessaire de vérifier quel règlement d’emploi ou quelle loi prévaut, selon le contenu du contrat. Par ailleurs, les entreprises étrangères peuvent avoir un système de double gestion respectant à la fois les règles du pays d’origine et les lois japonaises.

Conditions d’éligibilité et démarches pour les expatriés

• Les expatriés étrangers embauchés officiellement par une entité ou filiale au Japon bénéficient de congés payés dès qu’ils remplissent les conditions « 6 mois de travail continu après embauche » et « 80 % de présence au travail ».
• Même en cas de cumul de fonctions avec le siège et de coexistence de salaires étrangers, si une relation d’emploi directe et une chaîne de commandement avec l’antenne au Japon existent, les lois japonaises s’appliquent normalement.
• En général, la procédure de demande de congés payés et la méthode de gestion sont les mêmes que pour les autres employés, mais des éléments supplémentaires, tels que l’obligation de rapport au siège ou le processus d’ajustement, peuvent être requis.
• De plus, lors de la mise à jour des visas (statut de résident), la soumission de dossiers réels de travail peut être demandée.

Points généraux dans les pratiques d’entreprise

• Pour améliorer le taux d’utilisation des congés payés, des mesures telles que l’attribution planifiée ou la recommandation de prises groupées en été/hiver existent.
• Depuis la révision de la loi, il est obligatoire pour les travailleurs ayant 10 jours de congé payés annuels d’en utiliser au moins 5.
• Un report maximum de 2 ans avant prescription = possibilité de conserver environ 35 jours, mais la prise d’un grand nombre de jours peut influencer l’évaluation de la promotion.
• La possibilité de prendre des demi-journées ou des congés par unités horaires dépend du règlement de travail de chaque entreprise.

Aspects culturels et exemples d’impact sur les expatriés

Dans la société japonaise, en raison de la barrière psychologique aux congés longs et de l’importance accordée au « respect de l’entourage » et au « travail en équipe », bien que le nombre de jours de congé payé soit souvent élevé, le taux d’utilisation demeure bas. Contrairement aux pays occidentaux où les « congés maladie » sont considérés comme des absences, au Japon, les congés sont davantage utilisés pour des motifs personnels que pour la maladie.

C’est pourquoi les expatriés d’entreprises étrangères ou occidentaux peuvent être plus enclins à les utiliser, tandis que certains témoignent de les utiliser très peu avant de rentrer chez eux par « respect ».

Ces circonstances impliquent que les expatriés en poste au Japon doivent s’efforcer de planifier de manière raisonnable, tant pour eux-mêmes que pour l’équipe dans son ensemble, et de communiquer efficacement, ce qui nécessite un équilibre entre « compréhension du système + respect des normes locales ».

La protection sociale des expatriés au Japon

Aperçu du système de sécurité sociale pour les expatriés au Japon

Obligations des employeurs et conditions d’inscription à l’assurance sociale :

• Au Japon, le principe de « Couverture médicale universelle » impose que toute personne résidant au Japon doive adhérer à l’assurance santé publique (assurance maladie) et à l’assurance pension.
• Les entreprises doivent inscrire correctement leurs employés aux quatre systèmes suivants : l’assurance accident du travail, l’assurance chômage, l’assurance santé et soins, et la pension de retraite.
• Lorsqu’une entreprise embauche pour la première fois des employés ou devient une personne morale, elle doit notifier l’autorité compétente, puis déduire la part des salariés des salaires et la verser avec la part de l’employeur.

Type d’assurance	Conditions d’adhésion	Obligations des employeurs
Assurance santé et soins	En principe, tous les résidents	Déclaration et paiement pour les employés
Pension de retraite	Personnes morales ou entreprises individuelles au-delà d’une certaine taille	Idem
Assurance chômage et accidents du travail	Tous les salariés sous certaines conditions (ex. plus de 20h par semaine)	Idem

Expatriés et sécurité sociale : inscription et application

• Les expatriés envoyés à l’étranger par une entreprise japonaise, tant que leur relation d’emploi avec l’entreprise au Japon continue, sont, en principe, couverts par la sécurité sociale japonaise (pension retraite et assurance santé, etc.).
• Si, du fait du travail à l’étranger, une personne est radiée du registre résidentiel, elle n’est plus obligée d’adhérer à l’assurance nationale de santé ou d’assurance pension. Cependant, une adhésion volontaire reste possible pour augmenter les prestations futures. Les cotisations peuvent être payées depuis un compte bancaire japonais même en cas d’adhésion volontaire.

Problèmes de double cotisation avec la législation locale et solutions alternatives

• Dans certains cas, la législation locale du pays d’affectation exige une adhésion obligatoire au système de sécurité sociale local, ce qui peut entraîner une double cotisation (par exemple, pour les pensions) de part et d’autre.
• Dans les pays sans accord bilatéral, il y a un risque de double paiement. Dans les pays ayant signé un accord, un ajustement est possible : en cas de mission temporaire (jusqu’à 5 ans), seules les cotisations japonaises sont dues ; au-delà ou pour une affectation permanente, seules les cotisations locales sont dues.

Alternatives :

• Souscrire à une assurance privée pour les soins médicaux/voyages à l’étranger/handicap
• Continuer à utiliser les systèmes publics de soins médicaux/retraite du pays d’origine (en prêtant attention au niveau de service public et à la couverture offerts)

Droits et responsabilités de l’expatrié et de sa famille / Incidences fiscales

• Droits : Pendant la période couverte par un accord de sécurité sociale, il est possible de recevoir des prestations de retraite des deux pays ou de l’un d’eux seulement ; possibilité d’obtention de droits à pension y compris pour les périodes d’adhésion volontaire.
• Responsabilités : Correcte déclaration et paiement des cotisations lorsque cela est obligatoire.
• Incidences fiscales : Les cotisations sociales ne sont généralement pas imposables. Elles peuvent affecter le calcul des déductions pour revenus salarials.

Procédures nécessaires au Japon pour les expatriés de nationalité étrangère

• Si prévu de séjourner plus de trois mois et en possession de certaines qualifications, adhésion obligatoire à l’assurance nationale de santé.
• Si l’assurance santé de l’employeur est disponible, elle est prioritaire. Exceptions pour les visas de courte durée, etc.

Catégorie	Points clés
Emploi avec site national	Si en cours, principes japonais s’appliquent (nécessité de clarification interne)
Évitement de la double cotisation	Demander un certificat à l’autorité compétente de l’accord signé
Réponse locale	Missions longues : Transition vers un régime local ou en parallèle

Accords bilatéraux principaux avec les pays occidentaux japonais :

• Objectif : ① Prévenir la double cotisation ; ② Support pour établir des droits à pension via la totalisation.
• Mécanisme : Dispense de mission temporaire jusqu’à 5 ans, après cela ou suite à un changement en résidence permanente → application de la législation locale.
• Actuellement, le Japon a signé un accord avec plus de 23 pays, dont la plupart sont déjà en vigueur.

Résumé de cette section :

• Même pendant la mission, si affilié à une entité japonaise, maintien des exigences comme la pension de retraite
• Dans les régions sans accord, risque élevé de coûts doubles
• Possibilités d’explorer des solutions complémentaires privées
• Potentiel d’utilisation de mesures fiscales avantageuses, ainsi qu’une nécessité d’être informé de la situation actuelle de la coordination internationale

Ces points doivent être pris en compte à la fois par les départements de comptabilité et de ressources humaines. Il est recommandé de consulter des spécialistes pour des évaluations détaillées de chaque cas.